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日前，一則發(fā)生在秦皇島市的企業(yè)財務(wù)主管貪污舞弊案件引起了人們的關(guān)注。近幾年來，企業(yè)財務(wù)人員貪污舞弊案件時有發(fā)生，每每都會給當(dāng)事企業(yè)造成極大的損失。這不禁令人納悶，此類案件為什么會屢屢發(fā)生?這些企業(yè)在內(nèi)部控制方面存在哪些漏洞和不足?我國中小企業(yè)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀如何?要如何改善目前的處境?帶著這些疑問，《財會信報》記者采訪了業(yè)界專家。
財務(wù)主管沉迷賭博侵占公款兩千余萬
2016年4月，秦皇島公安局海港分局派出所成功破獲一起涉案逾兩千萬元的特大職務(wù)侵占案。4月21日晚，海港分局海港派出所接到轄區(qū)京德汽車4S店負(fù)責(zé)人報案，稱其公司名下的分公司啟晨汽車4S店財務(wù)賬目出現(xiàn)2000余萬虧空，財務(wù)主管趙某存在職務(wù)侵占重大嫌疑。鑒于案情復(fù)雜，涉案金額巨大，接報后，海港派出所立刻開展案件調(diào)查工作。
民警依法對嫌疑人趙某進(jìn)行傳喚，并及時調(diào)取了京德汽車分公司啟晨汽車4S店1000余份財務(wù)賬目清單，經(jīng)過近24小時馬不停蹄的訊問和調(diào)查取證工作，最終查實掌握了嫌疑人趙某自2014年3月至今先后197次侵占或挪用公司財務(wù)款項2020余萬元的違法犯罪事實證據(jù)。經(jīng)訊問，嫌疑人趙某交代了其于2013年底迷戀上網(wǎng)絡(luò)賭博，在入不敷出的情況下，自2014年3月利用擔(dān)任啟晨汽車4S店公司財務(wù)主管之便，通過網(wǎng)絡(luò)銀行延遲顯示不易被察覺的特點(diǎn)，以侵占實收現(xiàn)金后在賬本記賬為刷卡的手段，先后197次侵占及挪用公司巨額款項用于網(wǎng)絡(luò)賭博及消費(fèi)的違法犯罪事實。
無獨(dú)有偶，2015年12月，廣西柳州市柳江縣也發(fā)生了一起同樣性質(zhì)的案件。某公司原財務(wù)主管兼會計卓某利用職務(wù)之便,在不到4年的時間里侵占公司759萬余元。廣西柳江縣法院對卓某職務(wù)侵占一案進(jìn)行宣判,依法判處其有期徒刑15年,并處沒收個人財產(chǎn)20萬元;責(zé)令其退賠柳州市某機(jī)械有限公司損失759萬余元;查封卓某位于柳州市白沙路的房屋兩套,扣押其奧迪牌汽車一輛。
據(jù)悉，柳州市柳江縣某機(jī)械公司在2004年成立，卓某自公司成立就擔(dān)任會計。隨著公司規(guī)模擴(kuò)大,深受領(lǐng)導(dǎo)信任的卓某被委任為公司的財務(wù)主管兼會計,負(fù)責(zé)公司賬目管理、員工工資發(fā)放及稅款申報工作。自2010年開始，卓某開始沉浸于地下六合彩，并且金額越來越大,輸?shù)靡苍絹碓蕉?于是他利用職務(wù)便利，通過虛報工資等手段侵占公司資金，后又利用虛報應(yīng)繳稅額等方式將公司的資金占為己有。在隨后近4年的時間里,卓某利用職務(wù)便利侵占公司的資金,還購買了房屋、商鋪、汽車,將公司的資金揮霍一空。2014年1月，公司新聘的財務(wù)會計進(jìn)行核賬，才發(fā)現(xiàn)資金異常。經(jīng)過核查，發(fā)現(xiàn)卓某涉嫌侵占公司資金700多萬元。當(dāng)年6月潛逃的卓某在南寧被警方抓獲。
近幾年來，類似上述兩例企業(yè)財務(wù)主管貪污舞弊的案件屢屢被曝光。隨著我國鼓勵大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新，大量中小企業(yè)如雨后春筍一樣涌現(xiàn)。但由于中小企業(yè)缺乏相應(yīng)的制度規(guī)范，它們在推動經(jīng)濟(jì)發(fā)展的過程中，也逐漸暴露出十分嚴(yán)重的內(nèi)部控制方面的問題。這些企業(yè)內(nèi)部控制管理的漏洞如果得不到解決和處理，會極大地影響中小企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展壯大。
企業(yè)應(yīng)從五個方面防范舞弊風(fēng)險
注冊高級企業(yè)風(fēng)險管理師、中國風(fēng)險管理者聯(lián)誼會顧問高立法在接受《財會信報》記者采訪時表示，上述案例中的企業(yè)存在不相容職務(wù)未分離、內(nèi)部審計和監(jiān)督工作缺失、管理體制不完善等問題。企業(yè)內(nèi)部控制制度規(guī)定得很明確，管錢的員工不能管賬，即企業(yè)的現(xiàn)金和財務(wù)賬目一定要分開管理。而在第一個案例中，收款員收取現(xiàn)金后交給了會計，再由會計送交銀行。會計將現(xiàn)金貪污，在賬目上記錄為刷卡結(jié)賬。這樣，就造成了賬目有相應(yīng)的記錄，而實際的款項卻并沒有到位。此外，在第一個案例中，財務(wù)主管直接把收到的現(xiàn)金占為己有，用虛記的一些偽單賬項來編造假數(shù)字，導(dǎo)致銀行的對賬單和企業(yè)的銀行存款賬目無法對上。實際上，這種犯罪手法十分簡單，所以警方能夠在24小時之內(nèi)就查清了賬目，破獲了此案。
他建議企業(yè)為了能夠更好地防范類似風(fēng)險，應(yīng)該采取以下幾點(diǎn)措施。
第一，企業(yè)應(yīng)做好職務(wù)分離。職務(wù)分離指的是，一般的單位在內(nèi)控制度上通常要求出納管錢，財務(wù)管賬。出納不能到銀行拿對賬單，而應(yīng)該由會計或者非出納人員去銀行拿對賬單，之后編制存款余額調(diào)節(jié)表，看銀行的賬目和單位的賬目能不能對上。在第一個案例中，會計有權(quán)去銀行存款，有權(quán)管理企業(yè)賬目和銀行對賬單，所以為他貪污舞弊制造了機(jī)會，其他人也無法發(fā)現(xiàn)他的造假行為。目前，我國有很多小企業(yè)都沒有做到職務(wù)分離，管錢的財務(wù)人員同時也管賬目。這樣的漏洞為財務(wù)人員舞弊創(chuàng)造了條件，埋下了隱患。
第二，企業(yè)應(yīng)做好實務(wù)分離。實務(wù)分離指的就是對于現(xiàn)金、支票等，企業(yè)應(yīng)該推行“實務(wù)收支兩條線”，實現(xiàn)收支分離。出納收到現(xiàn)金之后，應(yīng)直接存銀行，拿銀行存款回單交給會計記賬，這樣就能杜絕會計的貪污渠道。
第三，企業(yè)應(yīng)做好崗位輪換。財務(wù)崗位的工作人員要定期輪換，在相關(guān)人員調(diào)動工作期間要對賬目進(jìn)行核查，這樣，在企業(yè)出現(xiàn)貪污舞弊案件時能迅速發(fā)現(xiàn)問題，以免釀成更大的損失。
第四，企業(yè)應(yīng)做好內(nèi)審工作。第一個案例中的企業(yè)，其內(nèi)審工作存在很大漏洞，正是由于長期以來沒有人對該企業(yè)的銀行對賬單和賬目進(jìn)行審核，才使企業(yè)的財產(chǎn)蒙受了巨大的損失。因此，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對銀行存款明細(xì)表的核對。目前，一般的小企業(yè)由于人員相對缺乏，很難做到定期內(nèi)審。在這種情況下，企業(yè)可以聘請外部審計機(jī)構(gòu)對其進(jìn)行監(jiān)督。如果外部的會計師事務(wù)所半年或者一年來企業(yè)查一次賬，很容易就能發(fā)現(xiàn)企業(yè)財務(wù)方面存在的問題。
第五，企業(yè)應(yīng)做好對員工的思想教育工作。第一個案例中，趙某在兩年多的時間里參與網(wǎng)絡(luò)賭博，輸了兩千多萬，平均每月要輸?shù)粢话偃f。他的反常狀態(tài)不可能在日常的工作和生活中完全沒有顯露出跡象，是企業(yè)疏忽了對員工的考察和管理。因此，企業(yè)要關(guān)心員工的工作和生活，及時發(fā)現(xiàn)端倪。
企業(yè)需構(gòu)建完善的內(nèi)控體系并認(rèn)真執(zhí)行
在采訪中，高立法表示，財務(wù)人員貪污舞弊的案件在中小企業(yè)發(fā)生的頻率更高。因此，中小企業(yè)要想防范類似風(fēng)險，就需要加強(qiáng)監(jiān)督，內(nèi)外部監(jiān)督并舉。企業(yè)要定期查賬，看各類手續(xù)、憑證是否齊全。如果受限于企業(yè)規(guī)模，內(nèi)部沒有力量進(jìn)行監(jiān)督，就要聘請外部審計機(jī)構(gòu)。目前，我國部分中小企業(yè)在納稅方面可能并不是很規(guī)范，所以不愿意讓外部人員進(jìn)入企業(yè)來審核財務(wù)。第三方審計機(jī)構(gòu)在進(jìn)行審計時，企業(yè)相關(guān)人員并不會積極配合。中小企業(yè)為了“保密”阻礙監(jiān)督工作進(jìn)行，而企業(yè)財務(wù)人員因不擔(dān)心被查賬，就利用漏洞進(jìn)行違法犯罪。這是中小企業(yè)構(gòu)建內(nèi)控體系、加強(qiáng)內(nèi)控的一個很大的障礙。
他接著指出，中小企業(yè)要想加強(qiáng)內(nèi)控，首先需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)真正重視內(nèi)控體系的構(gòu)建，建立起一套完善的內(nèi)部控制制度，并且領(lǐng)導(dǎo)本身要嚴(yán)格執(zhí)行制度，以身作則、帶頭執(zhí)行。這樣上行下效，內(nèi)控制度才能發(fā)揮作用。如果企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)弄虛作假，下屬員工也會效仿，加劇企業(yè)的風(fēng)險。事實上，出現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部財務(wù)人員貪污事件的企業(yè)，往往都存在內(nèi)部管理不健全的問題。此外，上述案例也啟示企業(yè)，在用人方面，要注重核實員工的思想作風(fēng)是否正派，尤其是財務(wù)部門的工作人員，企業(yè)在招聘時，不僅要重視員工的工作能力，更要考察其是否誠實、正直，奉公守法，具有良好的思想品德。
有業(yè)內(nèi)人士指出，中小企業(yè)要加強(qiáng)財務(wù)內(nèi)部控制體系建設(shè)，應(yīng)從以下幾個方面著手。一是建立財務(wù)收支審批制度。企業(yè)要根據(jù)適度授權(quán)的原則，建立嚴(yán)格的財務(wù)收支審批制度，明確規(guī)定涉及財務(wù)及相關(guān)工作的授權(quán)批準(zhǔn)范圍、權(quán)限、程度及責(zé)任等內(nèi)容。具體包括財務(wù)收支審批管理辦法、重大資本性支出審批與授權(quán)審批制度、重要費(fèi)用支出審批與授權(quán)審批制度、財務(wù)重大事項報告審批制度等。二是建立財產(chǎn)清查制度。應(yīng)制定對企業(yè)各項財產(chǎn)及物資定期實施盤點(diǎn)和核對的制度，清查財產(chǎn)物資、貨幣資金和結(jié)算款項的實際數(shù)，核定賬實是否相符，以保證會計信息的真實性，保護(hù)資產(chǎn)的完整性。三是建立財務(wù)檢查分析制度。企業(yè)要定期對財務(wù)工作進(jìn)行檢查，防止違法亂紀(jì)的行為發(fā)生，并且建立財務(wù)檢查檔案把每次檢查的結(jié)果記錄在案，作為考核評價財會人員工作情況的依據(jù)。同時，企業(yè)還應(yīng)建立財務(wù)分析制度，及時分析財務(wù)內(nèi)部控制的執(zhí)行情況和成效，針對存在的問題分析其原因，提出整改性建議。
除此之外，企業(yè)還要建立可靠的憑證審核制度、完整的賬簿記錄制度、嚴(yán)格的會計信息核對制度、合理的會計工作流程、科學(xué)的預(yù)算管理制度及嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋O(jiān)督考核制度等。企業(yè)還應(yīng)完善法人治理結(jié)構(gòu)，合理配置權(quán)限，把企業(yè)最高管理者自身和其行使權(quán)力的過程納入內(nèi)部控制制度的監(jiān)控范圍。
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